Cách in hóa đơn điện tử VNPT và những lưu ý cần thiết

Tuân thủ đúng và đủ theo Nghị định của Nhà nước, cho tới thời điểm hiện tại, tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam đều đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT thay cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên cũng không thể phủ nhận rằng, quá trình chuyển hóa và sử dụng vẫn còn nhiều khúc mắc, nhất là trong vấn đề in hóa đơn điện tử VNPT.

Vì thế, trong bài viết dưới đây sẽ tổng hợp mọi thông tin liên quan tới vấn đề in hóa đơn điện tử. Cùng tìm hiểu nhé!

Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử VNPT không?

co bat buoc phai in hoa don dien tu khong 1
Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử VNPT không?

Có khá nhiều câu hỏi gửi tới chúng tôi về việc có cần thiết phải in hóa đơn điện tử VNPT hay không?

Với câu hỏi đó, tôi xin trả lời là: Không?

Bởi theo quy định và hình thức chuẩn của hóa đơn VNPT Invoice thì nó sẽ được quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Chính vì thế, doanh nghiệp không cần thiết phải in hóa đơn ra để lưu trữ như hóa đơn giấy truyền thống.

Tuy nhiên, trong các trường hợp như: cần kẹp chứng từ kế toán, thanh toán nội bộ, phục vụ theo yêu cầu của khách hàng, chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, khi lưu thông hàng hóa trên đường hay giúp quá trình thanh tra của cơ quan thuế trở nên nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng hơn thì doanh nghiệp có thể in bản thể hiện của hóa đơn là file PDF ra.

Cần lưu ý rằng file PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không hề có giá trị pháp lý. Chỉ có file XML của hóa đơn mới có tính hợp pháp trong việc đối chiếu thông tin, xác định tính trung thực của các nội dung trên hóa đơn.

Do đó, người lập hóa đơn VNPT Invoice cần lưu ý về 2 loại file này của hóa đơn để sử dụng cho đúng và không có sự lẫn lộn gây ra những sơ sót.

Cách in hóa đơn điện tử VNPT

Cách in hóa đơn điện tử VNPT
Cách in hóa đơn điện tử VNPT

Doanh nghiệp nếu có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt. Nhưng về cơ bản, in hóa đơn điện tử VNPT sẽ tuân theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống của VNPT

Mỗi một khách hàng sử dụng dịch vụ của VNPT đều có mã đăng nhập riêng. Bạn chỉ cần nhập đầy đủ thông tin mà website yêu cầu là có thể vào được.

Một điểm bạn cần lưu ý là VNPT chia trang web theo từng khu vực tỉnh thành. Do đó mà khách hàng cần nhập đúng địa chỉ trang web theo nơi mà mình đang sinh sống.

Bước 2: Tìm hóa đơn dựa theo tên của khách hàng hoặc theo mã

Cả hai thông tin trên đều được VNPT cung cấp cho cá nhân khách hàng. Nếu xuất hiện sai sót hoặc thiếu thông tin, bạn cần báo ngay cho VNPT để được chỉnh sửa.

Bước 3: Tải hóa đơn về và tiến hành in

Những lưu ý khi in hóa đơn điện tử

Những lưu ý khi in hóa đơn điện tử
Những lưu ý khi in hóa đơn điện tử

Lưu ý với bản chuyển đổi, chứng từ hóa đơn điện tử

  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
  • Hóa đơn điện tử và chứng từ chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.
  • Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi

Lưu ý trong quá trình in hóa đơn điện tử VNPT

Để in hóa đơn điện tử, khách hàng nên lưu ý những điểm sau:

  • Máy tính đã được kết nối với máy in. Đảm bảo máy tính, máy in và hệ thống internet hoạt động bình thường để không bị gián đoạn khi in hóa đơn.
  • Máy tính đã được tích hợp phần mềm đọc hóa đơn điện tử: Cần cài đặt phần mềm để đọc hóa đơn dưới định dạng đuôi .inv và đuôi .pdf.
  • Kiểm tra đúng số hóa đơn và nội dung hóa đơn trước khi in: Điều này giúp khách hàng hạn chế việc in sai hóa đơn, không phải in lại nhiều lần và kịp thời sửa chữa nếu thông tin trên hóa đơn có sự sai sót.
  • Kiểm tra sau khi in: Bạn nên kiểm tra một lần nữa sau khi in xong để đảm bảo các thông tin hiển thị rõ ràng, không bị mờ hoặc in chồng lên nhau, đảm bảo thông tin chính xác trước khi sử dụng.

Lưu ý khác

Trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi do thất lạc, vận chuyển hoặc do các yếu tố khách quan khác, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng (bao gồm ứng dụng đọc file) và không phải chịu phạt từ cơ quan thuế.

Tổng kết

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho người đọc đầy đủ các thông tin về việc in hóa đơn điện tử VNPT. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới số hotline của VNPT 0818001161 – 02838824888 để được tư vấn thêm. Xin cảm ơn!

LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ TẠI CÁC QUẬN HUYỆN TP. HỒ CHÍ MINH

Email:  lapmangvnpt247@gmail.com

Website: https://lapmangvnpt247.com/

Địa chỉ trụ sở chính: 121 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP. HCM

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

DMCA.com Protection Status