Cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng với cơ quan thuế kèm những lưu ý quan trọng bạn nên nhớ khi thông báo phát hành.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một bộ hồ sơ dùng để thông báo chuyển từ việc sử dụng từ hóa đơn truyền thống (hóa đơn giấy, hóa đơn tự in) sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đến cơ quan thuế.
Hay hiểu đơn giản là việc khai báo sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Tính bắt buộc của việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Việc nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử này là hoạt động bắt buộc và cần thiết để cơ quan thuế nắm bắt được thông doanh nghiệp. Khi thông báo phát hành, cơ quan có thẩm quyền sẽ biết được doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn nào và có đúng theo quy định không?
Hơn nữa, hóa đơn điện tử chỉ có hiệu lực khi được cơ quan thuế công nhận hợp lệ. Muốn vậy, doanh nghiệp cần biết cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng với Cơ quan Thuế.
Tham khảo bài viết: Cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT để biết hóa đơn của mình ra sao nhé!
Bộ hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bộ hồ sơ thông báo hóa đơn điện tử sẽ bao gồm 3 loại giấy tờ chính:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32) (Tải về)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) (Tải về)
- Mẫu hóa đơn (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử) (Tải về)
Doanh nghiệp cần chú ý rằng: Khi gửi hồ sơ, các loại giấy tờ trên phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng Word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token) của bất kỳ nhà mạng nào như Chữ ký số VNPT.
Để tạo định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) phiên bản mới nhất và thực hiện tuần tự các bước sau:
- Chọn mục Hóa đơn
- Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
- Chọn “Kết xuất XML”
Liên hệ với tổng đài hóa đơn điện tử VNPT theo số 08.18001161 – 028.38824888 để được tư vấn kỹ hơn.
Thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Đối với doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Lưu ý trong việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Điều kiện cần có
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có:
- Chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số doanh nghiệp: Đây là một trong những yêu cầu bắt buộc để thực hiện làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bởi về sau, doanh nghiệp sẽ trực tiếp khai báo, làm việc với hóa đơn và ký kết trực tiếp trên internet.
- Máy tính đã cài đặt phần mềm HTKK mới nhất để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và kết xuất ra file XML.
Lưu ý trong việc kiểm tra thông tin
Doanh nghiệp cần phải cẩn thận trong việc:
- Kiểm tra lại thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành xem đã ghi đúng với thông tin đăng ký thuế hay chưa?
- Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn có bị trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành hay chưa?
- Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn có đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm hay chưa?
- Điền đầy đủ thông tin ngày bắt đầu sử dụng cần phải đúng theo quy định pháp luật về hóa đơn
- Phải ghi thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.
Đối với quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế. Và nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định.
Đối với hóa đơn mẫu
Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn, thông tin tên, địa chỉ, đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế. Sau khi rà soát, chuẩn bị đầy đủ các nội dung yêu cầu trên thì doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp thông báo phát hành hóa đơn.
Cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Bước 2: Nộp hồ sơ
- Bước 3: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn
Sau 02 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của cơ quan thuế về việc chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp mới được tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử để làm việc.
Hiện ở Việt Nam có khá nhiều đơn vị cung ứng chữ ký số và dịch vụ hóa đơn điện tử để phục vụ cho quá trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, bảo mật, các bạn nên lựa chọn các đơn vị cung ứng uy tín như VNPT.
Để tìm hiểu thêm về dịch vụ này của VNPT, các bạn xem thêm bài viết tại đây
LIÊN HỆ TỔNG ĐÀI TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ LẮP ĐẶT INTERNET VNPT TẠI CÁC QUẬN HUYỆN TP. HỒ CHÍ MINH
Hotline: 0818001161 – 028 38824888
Email: lapmangvnpt247@gmail.com
Website: https://lapmangvnpt247.com/
Địa chỉ trụ sở chính: 121 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP. HCM
