Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử với các bước đạt chuẩn theo đúng quy định pháp luật kèm những lưu ý quan trọng bạn cần nhớ khi gửi hóa đơn điện tử.
Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử
Vì được số hóa bằng các nền tảng công nghệ, có thể đăng nhập xem trực tiếp nên gần như việc sử dụng hóa đơn điện tử này cũng không nhất thiết phải xuất ra bản giấy khi không cần thiết.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán vãn cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể như:
- Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
- Phục vụ cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
- Phục vụ cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chuẩn từng bước
Nếu như trước đây, khi muốn xuất hóa đơn giấy, bạn chỉ cần ghi thông tin lên hóa đơn và ký tên, đóng dấu là xong. Thì nay, với hóa đơn điện tử lại hoàn toàn khác. Bởi: Hóa đơn điện tử có nhiều quy định khác hẳn so với hóa đơn giấy. Việc khởi tạo, lưu trữ, in ấn và chuyển phát hóa đơn đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ theo các quy định được ban hành thì chắc chắn là việc xuất hóa đơn sẽ không thể hợp lệ và được cơ quan chức năng công nhận được.
Vì vậy, để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định pháp luật, Bạn cần thực hiện theo hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử dưới đây với quy trình 5 bước vô cùng đơn giản:
- Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
- Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
- Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.
Thông thường, các doanh nghiệp thường xuất hóa đơn điện tử từ các phần mềm hóa đơn điện tử mình sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử VNPT.
Nhìn chung, cách xuất hóa đơn điện tử của các phần mềm khác nhau có các thao tác không hẳn giống nhau nhưng cơ bản đều có sự tương đồng và không hề khó.
Nếu bạn vẫn chưa biết làm sao để xuất hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ tới số 0818001161 – 02838824888 để được chúng tôi hỗ trợ tốt nhất.
Lưu ý trong xuất hóa đơn điện tử
Lưu ý chung
Chỉ cần làm theo đúng hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên bạn sẽ chuyển đổi chính xác và khớp nội dung với hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để chắc chắn thì bạn nên rà soát sơ bộ ngay sau khi xuất hóa đơn.
Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Lưu ý về ký hiệu viết tắt
Các thông tin về Tên, địa chỉ, MST (Mã số thuế) của người bán và người mua không bị giới hạn số lượng ký tự trên hóa đơn Invoice.
Và quy cách viết tắt thực hiện theo quy định của Chính phủ thì sẽ không có sai phạm gì.
Lưu ý về số lượng trang của hóa đơn Invoice
Do có định dạng điện tử nên sẽ không có quy định về số dòng trên một hóa đơn Invoice.
Tuy nhiên trong những trường hợp số lượng dịch vụ, hàng hóa nhiều hơn số dòng của hóa đơn Invoice thì người bán có thể lập thành nhiều hóa đơn, ghi liên tiếp số hóa đơn (ghi chú tiếp số sau ở dòng cuối hóa đơn trước và tiếp số trước ở dòng đầu hóa đơn sau) hoặc ghi chú số trang cho những hóa đơn nhiều trang nhưng có cùng số, cùng thông tin.
Lưu ý về chuyển đổi hóa đơn Invoice sang hóa đơn giấy
Chỉ chuyển đổi được 1 lần duy nhất và đảm bảo về tính toàn vẹn của hóa đơn Invoice gốc, có ký hiệu riêng để biết được đây là hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn Invoice và kèm theo chữ ký có ghi rõ họ tên của người bán.
Những vấn đề khi xuất và gửi hóa đơn điện tử – Cách khắc phục
Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không gặp lỗi và sai sót nhiều như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, không hẳn là không có. Theo khảo sát của chúng tôi, vấn đề lớn nhất khi xuất và gửi hóa đơn điện tử chính là việc phát hiện ra sai sót.
Theo điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót”.
Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”. Vì thế, nếu không may phát hiện vấn đề về sai sót khi xuất hóa đơn điện tử thì bạn cũng không cần lo lắng quá bạn nhé!
Kết
Tới đây, sau những hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo từng bước mà chúng tôi gợi ý thì bạn chỉ cần làm theo chính xác. Đồng thời, ghi nhớ và cẩn thận những lưu ý mà chúng tôi nhắc đến để tránh sai sót khi xuất hóa đơn điện tử nhé!
